Cuando se habla de Administración Electrónica y la plataforma de tramitación que permite la comunicación entre los ciudadanos y las administraciones públicas, se puede diferenciar entre dos tipos de herramientas, las correspondientes al Front Office y las del Back Office.
El primer tipo de herramientas, que en un artículo posterior se ahondará en ellas, son las que intervienen en la relación directa entre el ciudadano y la plataforma.
Sin embargo, las herramientas de back office serán aquellas que son internas a cada una de las administraciones y a las que el ciudadano no tendrá un acceso directo. En decir, por Back Office se entienden todos aquellos sistemas internos que permitan la gestión informatizada de la actuación administrativa (sistemas de gestión de expedientes, contabilidad, bases de datos, etc.)
En este punto, en relación a la Administración Electrónica, cuando se habla de herramientas de back office, podría diferenciarse en dos familias: aquellas que pertenecen a la propia plataforma de tramitación electrónica y las que pertenecen a la gestión interna de la entidad pública.
Comenzando por las primeras, a grandes rasgos, las herramientas de back office serían por ejemplo, el registro electrónico, la pasarela de pagos, el gestor de expedientes, el archivo electrónico o la plataforma de interoperabilidad. Si se analiza el cometido de estos módulos en un proceso de tramitación, se observa que, aunque un usuario los utilice, no lo hace de forma directa, sino que se accederá a ellas mediante algún tipo de consulta.
Con respecto al segundo tipo de herramientas de back office, son aquellas que ya funcionaban en cada entidad pública previamente a la implantación de la plataforma de tramitación y que gestionaban los procesos internos de los ayuntamientos. Entre estas aplicaciones pueden encontrarse las relacionadas con la contabilidad de las entidades, el padrón, la gestión de la policía, los cementerios, pagos, plusvalías, gestión del patrimonio, gestión tributaria o la gestión catastral, entre otros.
Uno de los aspectos más importantes de la adecuación a la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, es que la implantación de la plataforma de tramitación electrónica de expedientes no debe interferir en el trabajo que hasta ese momento se estaba realizando en la entidad, en lo que al empleo de las herramientas de back office se refiere. Por esto, las aplicaciones no deberían modificarse ante la implantación de la plataforma sino que se incluirán unas aplicaciones que permitan la comunicación entre las herramientas de back office y la propia plataforma. Estas aplicaciones son conocidas como Conectores.
Uno de los grandes retos de la Administración Electrónica es precisamente la interoperabilidad, tanto a nivel interno de la corporación como en sus relaciones con otras entidades públicas. Esta interoperabilidad permitirá la comunicación electrónica entre todos los organismos y sus correspondientes bases de datos y aplicaciones. En lo que se refiere a la interoperabilidad interna, se logrará con la correcta comunicación entre las aplicaciones que se emplean en el trabajo diario de la organización y la propia plataforma de tramitación mediante los conectores mencionados anteriormente.
