Una plataforma de tramitación se presenta como un sistema de información que deberá permitir a ciudadanos ejecutar procedimientos administrativos a través de la red y consultar los expedientes que a partir de ellos se generan, utilizando certificados digitales o DNI-e para la autenticación y firma electrónica de documentos. Dentro de una plataforma, tenemos:
Sede electrónica. La sede electrónica o portal del ciudadano es la herramienta que sirve de puerta de acceso al ciudadano para toda aquella información y servicios on-line que se ponen a su disposición de forma actualizada y, preferentemente, personalizada. Entre los servicios que pueden ofrecerse se encuentran: la iniciación de trámites, la consulta de estado de expedientes, los foros de colaboración, descargas, soporte técnico, servicios cartográficos, visitas virtuales...
Gestor de formularios. El gestor de formularios engloba al conjunto de herramientas que facilitan la construcción, conservación, presentación y utilización de formularios dentro de la plataforma de administración electrónica. El formulario es una pieza fundamental para la presentación y envío de la información de solicitudes, escritos o comunicaciones por parte del interesado hacia el registro. Los formularios permiten asimismo la funcionalidad de anexado, es decir, aportar documentación asociada a trámites o solicitudes.
Gestor de formularios. El gestor de formularios engloba al conjunto de herramientas que facilitan la construcción, conservación, presentación y utilización de formularios dentro de la plataforma de administración electrónica. El formulario es una pieza fundamental para la presentación y envío de la información de solicitudes, escritos o comunicaciones por parte del interesado hacia el registro. Los formularios permiten asimismo la funcionalidad de anexado, es decir, aportar documentación asociada a trámites o solicitudes.
Identificación electrónica. La plataforma de identificación y autenticación electrónica (firma electrónica) ofrece servicios de autenticación/validación y de generación de firma electrónica sobre los documentos. Por autenticación se entiende la verificación de la identidad de quién interactúa. En cuanto a la generación de firma electrónica, ésta se realiza sobre ficheros, formularios Web, etc. con un sistema que permita garantizar la integridad, el no repudio y la confidencialidad de los datos. Puede utilizar los servicios de una autoridad de sellado de tiempo para asegurar con exactitud el instante de tiempo en el que la firma tiene lugar.
Registro electrónico de entrada y salida. Permite registrar certificando la fecha y hora de la entrada de un documento (solicitud, queja, reclamación o escrito) dirigido a la Administración así como de sus documentos anexos si los hubiere. De la misma manera, permite registrar la salida de cualquier notificación, comunicación o documento dirigido al ciudadano. Puede utilizar los servicios de una autoridad de sellado de tiempo para asegurar con exactitud el instante de tiempo en el que la entrada o salida tiene lugar.
Pasarela de pagos. La pasarela de pagos es la plataforma encargada de facilitar el pago (en caso de que así lo exija el trámite) de manera transparente para el usuario.
Gestor de expedientes. El gestor de expedientes o tramitador facilita la organización de los flujos de trabajo para la gestión de cada trámite (fase de instrucción). Permite definir cómo se estructuran las tareas, cómo y quiénes las realizan, cuál es su orden, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas, permitiendo el seguimiento de cada expediente. Las herramientas de Workflow o BPMS son excelentes herramientas candidatas como plataforma para abordar la gestión de expedientes.
Notificación electrónica.Es el sistema que permite el envío de comunicaciones escritas y mensajes en general a los interesados siguiendo las reglas y protocolos oficiales de la notificación electrónica (Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero). Deberá por una parte realizar el aviso al receptor de la notificación (interesado) y por otra permitir el acceso electrónico a la lectura de las notificaciones. El sistema deberá tener constancia de la recepción, acceso y lectura de las notificaciones por parte del usuario.
Archivo electrónico. Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.
Plataforma de interoperabilidad. Implementa un sistema que facilita el intercambio de datos con el objetivo de evitar el requerimiento al ciudadano de información que se encuentra ya en poder de otros departamentos dentro de la misma Administración o de otras Administraciones.
